Brukerguide: Kundesjekk-integrasjon i Visma Core
- Matheus Srebro
Analytics
Rutinen er endret for når et oppdrag ligger tilgjengelig i Core. Det vil si at du finner
oppdraget i Core så fort du har booket et kundemøte, og det er ikke lenger
oppdragsinngåelse som trigger opprettelse av eiendommen i Core. Visma Broker
leverer snart en ny funksjonalitet rundt sjekklisten, som vil gjøre det mulig for deg å
bestille kundesjekk via Broker – men inntil videre må du bruke oppdraget i Core for å
kunne bestille.
Når du er inne i Visma Core og gått inn på et oppdrag, vil du finne Kundesjekk i
sjekklisten på høyre side under «Henvendelser» Der trykker dere på «Ny bestilling» og et
nytt vindu vil åpne seg med Kundesjekk.
Dere kan også finne Kundesjekk under «Tjenester» i menyen til høyre. Velg «Gå til
bestilling».
Når du har trykket på bestill, vil det åpne seg et nytt vindu med Kundesjekk. Her velger
du «Oppslag» på personen/organisasjonen du skal gjøre en sjekk på.
Når du klikker på «Oppslag» vil du få en pop-up med tre valg: «Personoppslag med ID»,
«Personoppslag» eller «Egenerklæringsskjema» som vist på bildet under.
NB: Det er viktig å bruke Kundesjekk via disse tre valgene i pop-up vinduet for at
dokumentene skal legge seg riktig tilbake til oppdraget i Visma Core. Da opprettes det
en referansekode som gjør at dokumentene legger seg tilbake på riktig oppdrag.
Velger du oppslag i hovedmenyen inne i Kundesjekk, vil ikke denne linken mellom
Kundesjekk og Core bli opprettet. Du kan alltids dobbeltsjekke dette ved å se på
referansefeltet om det står en låst referanse i feltet, eller om feltet er tomt. Er feltet
tomt, må du gå tilbake til Core og trykke på bestill på nytt.
Dokumenter som er ferdige (AML-rapport fra oppslag, signerte egenerklæringsskjema,
adverse media search-rapport, firmaattest og eierkart) legger seg under «Filer» på det
aktuelle oppdraget i en egen mappe som heter «AML».
Personoppslag med ID
Skal du gjøre et personoppslag og bekrefte ID, samt sende ut egenerklæring i samme
handling, velger du «Personoppslag med ID». Navn, mobilnummer og e-post legger seg
automatisk inn fra Core. Velg riktig skjema-mal, og trykk «Start» for å sende ut skjema
og starte oppslag.
Man vil se et hjul som spinner når skjemaet er utsendt som vist på bildet under:
Oppslaget fullføres etter kunden har legitimert seg med BankID og signert
egenerklæringen. Først da vil AML-rapporten og skjemaet legge seg under «Filer».
Et egenerklæringsskjema vil automatisk ha et purreløp på tre uker med én purring i uken
til mottaker har signert. Purringen stopper med en gang mottaker har signert.
Ønsker du å endre på dette, finner du knappen for «Purringer» øverst i høyre hjørne etter
du har klikket deg på utsendt skjema i arkivet.
Ønsker du å stoppe purreløpet, kan du trykke på «Stopp purringer.» Ønsker man å
sende en ekstra purring utover det som er standard innstilling, kan man velge det ved å
trykke på «Send neste purring». Man kan også ende en påminnelse i en personlig
melding.
Etter tre uker med purringer vil purreløpet stoppe, men man kan velge å starte et nytt
purreløp.
Personoppslag
Et personoppslag gjøres når du skal gjøre et oppslag uten å involvere kunden. Påkrevde
felt vil fylles ut automatisk. Trykk «Start» for å gjøre oppslaget.
Her også vil man se et hjul som spinner, som betyr at oppslaget gjøres. Ferdig AMLrapport
vil legge seg under «Filer» på det aktuelle oppdraget i Core.
Egenerklæringsskjema
Velg «Egenerklæringsskjema» når du skal sende ut et skjema uten å gjøre et oppslag.
Velg riktig skjema-mal, og resten av feltene legger seg inn automatisk. Trykk «Send» for å
sende ut til kunde.
Merk at vinduet ikke vil lukke seg etter at du har sendt et egenerklæringsskjema; du må
selv trykke på «Lukk» (se bilde på forrige side). Når skjemaet er sendt, vil et hjul stå å
spinne helt frem til skjemaet er ferdig signert av kunden. Du vil motta en e-post når
kunden har signert, og dokumentet vil legge seg under «Filer» på det aktuelle oppdraget
inne i Core.
Ønsker du å se skjemaet du har sendt ut før kunden har signert, vil du kun finne det
utsendte skjemaet under «Signering» og «Arkiv» inne i menyen til venstre i Kundesjekk.
Risikovurdering
Ved treff på PEP/sanksjon eller høyrisikobransje, vil «Antihvitvaskingsstatus» stå på
«Forsterket (Høy)» slik som vist på bildet under.
For å se hva som trigget denne statusen må man klikke på «Forsterket (Høy)». Da får
man opp et bilde som viser hva det var treff på, og man kan selv endre status og legge til
en kommentar. Det er i dette kommentarfeltet risikovurderingen gjennomføres.
Support
Hvis kunden opplever at de ikke får gått videre eller signert et egenerklæringsskjema, er
dette ofte fordi noe er fylt ut feil i selve skjemaet. Da vil det stå i rød skrift inne i
skjemaet hva som er galt eller hva som mangler. Megler kan selv gå inn i skjemaet for å
se hva som er galt. Du finner det utsendte skjemaet under «Signering» og «Arkiv» inne i
menyen til venstre i Kundesjekk. Velg det aktuelle utsendte skjemaet og trykk på
«Rediger». Da vil skjemaet som kunden har fått åpne seg, og du kan lete etter feilen eller
der kunden din står fast.
Skulle det allikevel være problemer, ta kontakt med support@kundesjekk.no. Beskriv
hva som er galt og legg ved skjermbilder.
NB: Support kan ikke se noe av deres arbeid i Visma Core eller deres Kundesjekkkonto.
Hvis support ser et behov for å for eksempel se et utsendt skjema til en kunde
som opplever problemer der megleren selv ikke kan finne feilen, vil support be om å få
tilgang til deres Kundesjekk.